Arbeitssicherheitssoftware auswählen: Kaufhilfe mit Checkliste

Wann lohnt sich eine Arbeitssicherheitssoftware?

Gesetzlich vorgeschrieben ist eine Software nicht: Das Arbeitsschutzrecht verlangt, dass Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen oder Prüfungen dokumentiert werden – in welcher Form, ist dir überlassen. Viele Betriebe starten deshalb mit Excel-Listen, Word-Vorlagen und Ordnern. Das funktioniert, solange alles überschaubar bleibt.

Typische Anzeichen, dass es Zeit für eine Software ist:

• Prüffristen und Unterweisungstermine werden nur eingehalten, weil eine Person sie im Kopf oder im Kalender hat.
• Es kursieren mehrere Versionen derselben Gefährdungsbeurteilung oder Betriebsanweisung.
• Vor Audits oder Behördenbesuchen müssen Nachweise erst zusammengesucht werden.
• Maßnahmen aus Begehungen oder dem Arbeitsschutzausschuss versanden, weil niemand nachhält, ob sie erledigt sind.
• Mehrere Standorte oder Abteilungen arbeiten mit unterschiedlichen Vorlagen.
• Die Fachkraft für Arbeitssicherheit verbringt mehr Zeit mit Verwaltung als mit Beratung vor Ort.

Welche Funktionen braucht ihr?

Ausgangspunkt sind eure Pflichten im Arbeitsschutz. Die Übersicht zeigt, welche Aufgaben eine Arbeitssicherheitssoftware typischerweise abdeckt. Markiere, was ihr heute braucht und was später dazukommen kann.

• Gefährdungsbeurteilung

  Rechtsgrundlage (Auswahl)§§ 5, 6 ArbSchG

  Worauf du achten solltestVorlagen je Tätigkeit, Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen, Versionierung

• Unterweisungen

  Rechtsgrundlage (Auswahl)§ 12 ArbSchG, § 4 DGUV Vorschrift 1

  Worauf du achten solltestFristen, digitale Bestätigung, Nachweise je Mitarbeitendem

• Prüfungen von Arbeitsmitteln

  Rechtsgrundlage (Auswahl)BetrSichV

  Worauf du achten solltestPrüffristen, Erinnerungen, Prüfprotokolle und Verfolgung von Mängeln

• Gefahrstoffe

  Rechtsgrundlage (Auswahl)GefStoffV

  Worauf du achten solltestGefahrstoffverzeichnis, Sicherheitsdatenblätter, Verknüpfung mit Betriebsanweisungen

• Betriebsanweisungen

  Rechtsgrundlage (Auswahl)GefStoffV, BetrSichV

  Worauf du achten solltestVorlagen, Freigabe und Verknüpfung mit Unterweisungen

• Begehungen

  Rechtsgrundlage (Auswahl)§§ 3, 6 ASiG

  Worauf du achten solltestMobile Erfassung mit Fotos, Mängel direkt als Maßnahmen

• Arbeitsschutzausschuss

  Rechtsgrundlage (Auswahl)§ 11 ASiG

  Worauf du achten solltestProtokolle, Beschlüsse als Maßnahmen nachverfolgen

• Maßnahmen

  Rechtsgrundlage (Auswahl)§ 3 ArbSchG

  Worauf du achten solltestZentraler Aktionsplan über alle Bereiche, Status und Fristen

• Besucher und Fremdfirmen

  Rechtsgrundlage (Auswahl)§ 8 ArbSchG

  Worauf du achten solltestSicherheitsunterweisung vor dem Zutritt, Anmeldung, Löschfristen

8 Kriterien für den Vergleich

1. 1

   Bedienbarkeit

   Die beste Software nützt nichts, wenn Führungskräfte und Mitarbeitende sie nicht nutzen. Achte auf eine klare Oberfläche und darauf, wie schnell typische Aufgaben erledigt sind – etwa eine Unterweisung bestätigen oder einen Mangel melden.

2. 2

   Mobile Nutzung

   Begehungen, Prüfungen und Mängelmeldungen finden in der Halle, auf der Baustelle oder beim Kunden statt. Eine App für iOS und Android mit Fotofunktion erspart die doppelte Erfassung am Schreibtisch.

3. 3

   Datenschutz und Hosting

   Arbeitsschutzdaten enthalten personenbezogene Daten, etwa zu Unterweisungen oder Unfällen. Frage nach dem Serverstandort, Zertifizierungen wie ISO 27001, einem Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und den technischen und organisatorischen Maßnahmen.

4. 4

   Rollen und Rechte

   Wer darf was sehen und bearbeiten? Gerade bei mehreren Standorten oder Abteilungen braucht es ein Rechtekonzept – und idealerweise Single Sign-On, damit sich niemand ein weiteres Passwort merken muss.

5. 5

   Schnittstellen und Datenhoheit

   Lassen sich bestehende Unterlagen importieren, etwa Gefährdungsbeurteilungen, Gefahrstofflisten oder Mitarbeiterlisten? Gibt es eine API, und kannst du deine Daten jederzeit vollständig exportieren?

6. 6

   KI-Funktionen mit Kontrolle

   KI kann viel Zeit sparen, etwa bei Vorschlägen für Gefährdungen oder beim Auslesen von Sicherheitsdatenblättern. Wichtig ist, dass Ergebnisse nachvollziehbar sind und vor der Freigabe von einer fachkundigen Person geprüft werden.

7. 7

   Support und Einführung

   Wie läuft die Einrichtung ab, wer hilft beim Import und gibt es Ansprechpartner auf Deutsch? Ein guter Start entscheidet oft darüber, ob die Software im Alltag ankommt.

8. 8

   Transparentes Preismodell

   Abgerechnet wird je nach Anbieter pro Nutzer, pro Mitarbeitendem, pro Standort oder pauschal. Rechne mit eurer tatsächlichen Struktur und frage nach Einrichtungskosten, Mindestlaufzeit und Kosten für zusätzliche Module.

Was kostet eine Arbeitssicherheitssoftware?

Eine pauschale Antwort gibt es nicht – die Preise hängen vom Lizenzmodell, vom Funktionsumfang und von der Größe des Betriebs ab. Für einen fairen Vergleich solltest du alle Kosten über mindestens zwei bis drei Jahre betrachten:

• Lizenz oder Abonnement

  Worauf du achten solltestPro Nutzer, pro Standort oder nach Mitarbeiterzahl – was passt zu eurer Struktur und eurem Wachstum?

• Einrichtung und Datenübernahme

  Worauf du achten solltestEinmalige Kosten für Konfiguration und Import bestehender Unterlagen

• Schulung

  Worauf du achten solltestIst eine Einweisung enthalten oder wird sie separat berechnet?

• Zusatzmodule

  Worauf du achten solltestSind alle benötigten Funktionen im Tarif enthalten oder kosten einzelne Module extra?

• Laufzeit und Kündigung

  Worauf du achten solltestMindestlaufzeit, Kündigungsfristen und Export der Daten bei einem Wechsel

So läuft die Auswahl ab: in 6 Schritten

1. 1

   Anforderungen sammeln

   Halte fest, welche Pflichten abgedeckt werden müssen, wer die Software nutzt und welche Standorte dazugehören. Beziehe die Fachkraft für Arbeitssicherheit, Führungskräfte und die IT ein.

2. 2

   Muss- und Kann-Kriterien festlegen

   Gewichte die Anforderungen. Muss-Kriterien sind zum Beispiel Hosting in der EU, eine mobile App oder bestimmte Module.

3. 3

   Anbieter vorauswählen

   Vergleiche zwei bis drei Anbieter anhand eurer Kriterien. Websites, Preisseiten und Erfahrungen anderer Betriebe helfen bei der Vorauswahl.

4. 4

   Demo mit eigenen Fällen

   Lass dir die Software nicht nur vorführen, sondern spiele eure typischen Fälle durch – zum Beispiel eine Gefährdungsbeurteilung für einen echten Arbeitsplatz oder eine Begehung mit dem Smartphone.

5. 5

   Datenschutz und IT prüfen

   Lass AV-Vertrag, technische und organisatorische Maßnahmen und das Rechtekonzept von Datenschutz und IT prüfen.

6. 6

   Pilot starten und ausrollen

   Starte mit einem Standort oder Bereich, sammle Erfahrungen und rolle die Software danach schrittweise aus.

Fragen, die du jedem Anbieter stellen solltest

• Wo werden unsere Daten gespeichert und wer hat Zugriff darauf?
• Gibt es einen AV-Vertrag, eine Übersicht der technischen und organisatorischen Maßnahmen und eine Liste der Unterauftragsverarbeiter?
• Welche Module sind im Preis enthalten und was kostet später extra?
• Können wir bestehende Unterlagen importieren – und wer übernimmt das?
• Wie kommen wir an unsere Daten, wenn wir kündigen?
• Gibt es eine App für iOS und Android?
• Wie werden Rechtsänderungen und neue Vorlagen berücksichtigt?
• Welche Funktionen sind in Planung – gibt es eine öffentliche Roadmap?
• Wer ist unser Ansprechpartner im Support und wie schnell erreichen wir ihn?

Checkliste: Arbeitssicherheitssoftware auswählen

• Pflichten und benötigte Module festgelegt
• Nutzergruppen, Standorte und Abteilungen erfasst
• Muss- und Kann-Kriterien gewichtet
• Zwei bis drei Anbieter vorausgewählt
• Demo mit eigenen Praxisfällen durchgeführt
• Mobile Nutzung vor Ort getestet
• Hosting, AV-Vertrag und TOM geprüft
• Import bestehender Daten und Export bei einem Wechsel geklärt
• Gesamtkosten über mindestens zwei bis drei Jahre verglichen
• Betriebsrat und Datenschutz eingebunden
• Pilotbereich und Zeitplan für die Einführung festgelegt

Häufige Fragen